Entretien professionnel

L’entretien professionnel est l’un des dispositifs phares de la réforme de la formation professionnelle prévu par l’accord national interprofessionnel du 14 décembre 2013, repris par la loi du 5 mars 2014.
Dans toutes les entreprises, chaque salarié doit bénéficier, au moins tous les 2 ans, d’un entretien axé sur ses perspectives d’évolution professionnelle.
Conçu comme un outil-clé de la gestion individualisée des compétences, l’entretien professionnel offre des opportunités partagées permettant :

  • A l’employeur, de faire le lien entre ses projets et les aspirations individuelles, de mieux prévoir les compétences dont il a besoin pour son activité et son développement…
  • Au salarié, d’exprimer ses souhaits de formation et de développement, d’envisager une évolution professionnelle…
  • A l’encadrant, de connaître les aspirations professionnelles du salarié, d’identifier ses besoins et d’accompagner son projet professionnel…

1. COMPRENDRE LES ENJEUX DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Temps d’échange avec le salarié, l’entretien professionnel doit permettre de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi et ce, à travers des questions portant, par exemple, sur :

  • Son parcours professionnel dans l’entreprise : postes occupés, activités exercées, évolutions constatées (dans les missions, l’organisation, les outils…), motifs de satisfaction/insatisfaction,
  • Les formations suivies, les certifications obtenues (diplôme, titre, Certificat de qualification professionnelle…),
  • Ses compétences,
  • Les difficultés rencontrées,
  • Ses souhaits ou son projet de changement,
  • Les conditions de son évolution professionnelle et les actions à mettre en place : formation, mobilité, bilan de compétences, attribution de nouvelles missions…

Acte de management essentiel, l’entretien professionnel est l’opportunité pour l’entreprise de :

  • Articuler projets de l’entreprise et projets individuels des salariés,
  • Faire le point avec le salarié sur ses besoins de formation, et faciliter l’élaboration du plan de formation,
  • Identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les moyens de sa mise en oeuvre,
  • Outiller une démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et donc être en capacité d’anticiper les besoins en compétences et d’accompagner les changements auxquels l’entreprise est confrontée,
  • S’acquitter de son obligation de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi,
  • Faire levier sur d’autres thématiques RH essentielles (santé, pénibilité, diversité…) et contribuer à la Responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE)…

Entretien professionnel et entretien d’évaluation : à distinguer !
Non réglementé par le Code du Travail, l’entretien d’évaluation (ou annuel, d’objectifs, de performance…) porte notamment sur les résultats obtenus par le salarié et les objectifs qu’il doit atteindre (le « combien »), alors que l’entretien professionnel est centré sur le « comment » (les compétences, les savoirs…) avec une mise en perspective (évolution, progression du salarié…).
Au demeurant le Code du Travail est clair : l’entretien professionnel ne doit pas porter sur l’évaluation du travail du salarié. L’entreprise qui pratique l’entretien d’évaluation doit donc veiller à bien le distinguer de l’entretien professionnel.

Tous les salariés (y compris en contrat de professionnalisation, d’apprentissage…) sont concernés, sans autre condition que celle qui tient à la périodicité de l’entretien : au moins une fois tous les deux ans.

Toutefois, il doit être systématiquement proposé à l’issue de certaines périodes d’absence ou de réduction d’activité et ce, même s’il s’est écoulé moins de deux ans depuis le dernier entretien ou l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

Pour le salarié, l’entretien professionnel est un moment essentiel pour :

  • Réfléchir sur son parcours professionnel, ses motivations, ses compétences…
  • S’informer sur les évolutions prévisibles de son emploi, les différents dispositifs de formation (période de professionnalisation, Compte personnel de formation, plan de formation…) et d’aide à l’élaboration d’un projet professionnel (bilan de compétences, conseil en évolution professionnelle),
  • Définir un projet de formation, de qualification, de mobilité.

En d’autres termes, l’entretien professionnel contribue à donner au salarié une visibilité sur les suites de son parcours et à le rendre acteur de son évolution professionnelle.

Tous les 6 ans : un récapitulatif du parcours professionnel
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit être l’occasion de faire un état des lieux du parcours professionnel du salarié dans l’entreprise.Objectif : s’assurer que ce parcours est inscrit dans une dynamique de maintien et de développement des compétences, voire d’évolution professionnelle.

2. PASSER A L’ACTION

Maîtriser le calendrier des entretiens professionnels
Quand planifier les entretiens ? Tout dépend de la situation du salarié.

POUR QUI ? QUAND ? A FAIRE EN PRATIQUE
Salarié recruté avant le 7 mars 2014 Avant le7 mars 2016 Réalisez l’entretien professionnel.À renouveler tous les 2 ans. Deux situations à distinguer :-Le salarié n’a jamais bénéficié d’entretien professionnel dans l’entreprise avant le 7 mars 2014 :l’entretien doit avoir lieu le 7 mars 2016 au plus tard, puis avant le 7 mars 2018…- Le salarié a bénéficié, avant le 7 mars 2014, d’un entretien professionnel conforme aux exigences de la loi du 5 mars 2014 : vous pouvez organiser l’entretien au plus tard 2 ans après le précédent
Salarié recruté àcompter du 7 mars2014 Dès l’embauche Informez le Nouveausalarié qu’il bénéficiera au moins tous les deux ans d’un entretien professionnel. Vous pouvez choisir d’insérer l’information dans les documents remis au salarié au moment de l’embauche : livret d’accueil…
Date l’embauche+ 2 ans Réalisez l’entretienprofessionnel.À renouveler tous les 2 ans. Exemple : le salarié a été recruté le 1er juillet 2014. Son entretien professionnel doit avoir lieu avant le 1er juillet 2016, puis avant le 1er juillet 2018…
Tout salarié, (quelle que soit la date de son embauche ou de son précédent entretien professionnel), après certaines périodes d’absence ou de réduction d’activité À la reprise d’activité Proposez l’entretienprofessionnel. Sont concernés les salariés ayant suspendu ou réduit leur activité dans l’un des cadres suivants :- congé de maternité,- congé parental d’éducation ou une période de réduction d’activité,- congé de soutien familial,- congé d’adoption,- congé sabbatique,- période de mobilité volontaire sécurisée,- arrêt maladie pour affection de longue durée,- mandat syndical.
Après 6 ans d’ancienneté dans l’entreprise (décomptée à partir du 7 mars 2014)
Tout salarié À l’occasion de l’entretien professionnel Faire un état récapitulatif du parcours professionnel du salarié Vérifiez que le salarié :- a effectivement bénéficié de tous les entretiens professionnels obligatoires (entretiens biannuels et, le cas échéant, après une suspension ou réduction d’activité – voir ci-dessus),Et– suivi au moins une action de formation,- et/ou obtenu tout ou partie d’une certification (diplôme, CQP…) par la formation ou la VAE,- et/ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Attention ! Dans les entreprises de 50 salariés et plus, en l’absence d’entretiens et d’au moins2 des 3 mesures ci-dessus :• le CPF du salarié est abondé de 100 heures (130 heures s’il est à temps partiel), avec possibilité d’utiliser ces heures sur le temps de travail sans l’accord de l’employeur,• l’entreprise doit verser une somme forfaitaire à l’OPCA (30e x 100 h ou 130 h/salarié concerné).

3. PREPARATION DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Responsable chargé de la conduite de l’entretien
L’entretien professionnel permet d’aborder :

  • Le poste de travail du salarié, ses missions
  • Les compétences mises en oeuvre, à développer et à acquérir
  • Les perspectives d’évolution professionnelle : évolutions de l’emploi du salarié, ses projets, perspectives de progression compte tenu des besoins de l’entreprise
  • Les formations déjà suivies
  • Les actions à mettre en place : progression dans les activités, formation, acquisition de tout ou partie d’une certification
  • Les modalités de réalisation de ces actions

Préparer l’entretien, c’est important pour avoir une vision claire :

  • Des possibilités d’évolution professionnelle du salarié au sein de son poste de travail ou en changeant de poste ou d’emploi

Le premier entretien professionnel que vous allez mener avec chaque salarié sert de base aux entretiens suivants qui pourront s’appuyer sur les perspectives et actions déjà identifiées.

Vous trouverez un modèle de fiche de poste (annexe 1).

4. PREPARATION DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Salarié
L’entretien professionnel permet d’aborder :

  • Ses activités actuelles
  • Ses compétences (mises en oeuvre et à acquérir)
  • Ses souhaits, vos projets et leur faisabilité
  • Ses perspectives d’évolution compte tenu des besoins de l’entreprise et de vos projets
  • Les formations déjà suivies ou à suivre
  • Les différentes actions pouvant contribuer à développer vos compétences (mobilité, tutorat…)

C’est aussi l’occasion de l’informer sur les conditions d’accès à une formation, à une qualification reconnue (diplôme, CQP…) ou sur les moyens disponibles pour élaborer un projet professionnel.
Plusieurs dispositifs peuvent en effet être mobilisés : plan de formation, Compte personnel de formation, VAE, bilan de compétences, période de professionnalisation, conseil en évolution professionnelle…
C’est enfin un moyen d’échanger sur les besoins de l’entreprise, ses projets, ses attentes…

Une grille de préparation est à remettre au salarié avant l’entretien (annexe 2).

5. REUSSIR L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Lors de l’entretien, le responsable et le salarié remplissent ensemble la grille d’entretien professionnel (annexe 3).

6. COMPTE RENDU D’ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET DE SUIVI SUR 6 ANS

A l’issue de chaque entretien (y compris celui consacré tous les 6 ans à l’état récapitulatif du parcours professionnel du salarié), rédigez un compte-rendu reprenant les éléments-clés des échanges et remettez en une copie (contre décharge) au salarié.
Un conseil : conservez ce document. Il vous permet de garder en mémoire les actions mises en oeuvre au bénéfice du salarié et d’attester de la réalisation des entretiens obligatoires.
Annexe 4 : 1er entretien
Annexe 5 : 2ème entretien et suivant
Annexe 6 : Récapitulatif du parcours professionnel du salarié

Cette note a été conçue pour vous aider à réussir vos entretiens professionnels. Vous y trouverez l’essentiel des étapes à effectuer et tous les supports nécessaires afin de faire de ces rencontres périodiques avec le salarié un outil de management, de progrès et de dialogue.

Modèle et annexes à télécharger